Sistemas y
procesos de control
Los sistemas de control están formados por un conjunto de
dispositivos de diversa naturaleza (mecánicos, eléctricos, electrónicos,
neumáticos, hidráulicos) cuya finalidad es controlar el funcionamiento de una
máquina o de un proceso.
En todo sistema de control podemos considerar una señal de entrada que
actúa sobre el mismo y una señal de salida proporcionada por el sistema.
Naturaleza. Primero se analiza la importancia de contar con un buen sistema de
control administrativo, sus objetivos, las principales etapas para diseñarlo, la
naturaleza de la contabilidad por áreas de responsabilidad, el análisis de las
partidas controlables, la asignación de los costos indirectos a las diferentes
áreas, los informes de actuación de las diferentes áreas de responsabilidad
financiera, etcétera.
Importancia Del Control Administrativo. Toda organización
es perfectible; es decir, siempre pueden mejorar determinadas áreas para lograr
los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es
perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas
y corregirlas. Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de
información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y
los aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y
capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del
valor de la empresa. Es errónea la idea, muy arraigada en algunas
organizaciones de que un sistema de control administrativo sólo es útil para
diagnosticar fallas. Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para
lograr una superación constante; se alcanzará esta superación en la medida en
que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control
administrativo. Las organizaciones han reconocido la necesidad de canalizar sus
esfuerzos hacia la implantación de los sistemas de control administrativo, el
mismo gobierno federal ha redoblado esfuerzos para controlar los recursos y
planes del sector público. Es necesario recordar que, cuando en las organizaciones
los sistemas financieros, humanos, contables, de mercadotecnia, de calidad de
producción no controlan sus funciones adecuadamente, tienden al caos. De ahí
que, para las empresas, el reto de poner en práctica sistemas de control
administrativo sea imperioso, especialmente en vista del futuro donde la
formación de bloquees económicos y la competitividad incrementan.
El sistema de control también tiene otras razones por la cuál es
importante, como son:
v Establece medidas
para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.
v
Se aplica a todo:
a las cosas, a las personas y a los actos.
v
Determina y
analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro.
Existen tres tipos
básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los
resultados dentro de la organización, estos son:
El control preliminar, concurrente y de
retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las
desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la
organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para
asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la
actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de
las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de
control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se
orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia
las operaciones entre sí.
El proceso de control se divide el control en cuatro
pasos los cuales son:
- Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
- Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"
- Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.
- Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Las técnicas de control son ventajosas
porque generalmente existen para ayudar al administrador en la labor de control
son ante todo instrumentos de planeación dado que el objeto de control
es hacer que los planes tengan éxito. Para ello, debe necesariamente
reflejarlos y estar precedidos por ellos.
Estándares de control
Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un
problema que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no
pueda adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como
inservible. Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su
inflexibilidad.
Por ello es tan útil el empleo de los presupuestos flexibles. En ellos se
registran en forma gráfica sobre el eje de las ordenadas, los gastos fijos,
como rectas horizontales, y las variables proporcionales, como líneas oblicuas.
En el eje de las abscisas se señala el número de unidades producidas, vendidas,
etc. Con ello se puede calcular el costo de producción, venta, etc., que
corresponde a cada número de unidades.
Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones. El control de
tipo "histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces,
cuando reporta una desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse.
Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo más que se pueda.
Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen
"preestablecida" su norma o estándar, aunque éste sea aproximado, ya
sean presupuestos, pronósticos, estimaciones, etcétera.
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